Memova - Digitale Mandatsführung im Sozialbereich

Klient*innenverwaltung

Erfassen und Darstellen aller relevanten Informationen zu Klient*innen in der zentralen Übersicht

Zentrale Übersicht

Die Klient*innen-Übersicht dient als zentraler Zugangspunkt zu allen mandatsrelevanten Informationen. Hier werden individuelle Kontaktdaten, Beziehungen sowie Memos zur Zeiterfassung und Dokumentation übersichtlich und zentral dargestellt.

Stammdaten

Alle klient*innenbezogenen Informationen wie Kontaktdaten, Adressen oder AHV- und Steuernummern werden übersichtlich erfasst. Sie können mit einem Klick kopiert und in externen Diensten wie Email- oder Buchhaltungsprogrammen verwendet werden.

Beziehungen und Kontaktpersonen

Für die Fallführung relevante Beziehungen sowie für die Klient*innen wichtige Kontaktpersonen können erfasst und übersichtlich dargestellt werden.

Geschäftsbeziehungen

Durch die offene Gestaltung können auch vielseitige Geschäftsbeziehungen erfasst werden. Rentenleistungen, Bankverbindungen und Versicherungen werden übersichtlich dargestellt – so ist die individuelle Situation der Klient*in jederzeit vollständig im Blick.

Digitale Fallführung

Erfassen von Memos: Leistungserfassung und Dokumentation zugleich

Überblick auch bei komplexen Mandaten

Erfassen und Nachverfolgen von Memos (Akteneinträgen) für eine lückenlose und effiziente Dokumentation jedes Mandats.

Volltextsuche und Filter

Leistungsstarke Such- und Filteroptionen ermöglichen es, schnell und präzise an die relevanten Informationen zu kommen.

Auch für unterwegs

Als mobilfähige Web-App können Memos auch von unterwegs direkt per Smartphone diktiert werden. Zeitaufwand und Spesen werden dabei gleich mit erfasst.

Transparente Zeiterfassung

Die geleistete Arbeit kann direkt in den Memos abgerechnet werden. Jedem Memo kann eine Dauer zugewiesen werden. So ist für die Revision auch ersichtlich, für welche Tätigkeiten die verrechnete Zeit aufgewendet wurde.

Schnelltasten (Shortcuts) für repetitive Arbeiten

Häufig wiederkehrende Tätigkeiten lassen sich als Shortcut-Button hinterlegen – so können sie mit einem Klick erfasst und direkt abgerechnet werden.

Dokumentenmanagement

Ein leistungsstarkes integriertes Dokumenten-Management-System

Klient*innenbasiertes Dokumentenablagesystem

Die Dokumente der Klient*in werden übersichtlich auf dem Klientendashboard dargestellt. Nutzer*innenspezifische Sortiereinstellungen werden lokal gespeichert.

Flexible Verschlagwortung

Dokumente können mit Tags (Schlagworten) versehen werden, um sie gezielt zu kategorisieren und schnell wiederzufinden. Die Tags sind frei definierbar und ermöglichen eine präzise Abbildung unternehmensspezifischer Abläufe.

Volltextsuche und Filteroptionen

Alle Dokumente werden automatisch über eine Volltextsuche durchsuchbar gemacht. Ergänzende Filteroptionen sorgen dafür, dass auch in komplexen und langjährigen Mandaten alle Unterlagen geordnet bleiben und schnell gefunden werden.

Scannen in die App

Direktes Scannen und verschlüsselte Übertragung von Dokumenten vom lokalen Scanner in die Memova App. Durch die integrierte Barcode-Funktion werden auch grosse Stapel an unsortierten Briefen in einem Schritt gescannt und automatisiert getrennt verarbeitet.

KI Gestützte Dokumentenanalyse

Jedes Dokument wird automatisch digitalisiert, KI gestützt analysiert und anschliessend mit den passenden Schlagworten versehen den jeweiligen Klient*innen zugeordnet.

Inbox für neue Dokumente

Neue Dokumente erscheinen nach der Verarbeitung automatisch im digitalen Posteingang der Memova App und können dort – analog zur physischen Post – weiterbearbeitet werden.

Papierarchiv auf ein Minimum reduziert

Durch die integrierte Barcode-Funktion wird jedes Dokument bereits vor dem Scannen eindeutig gekennzeichnet. So kann jedes digitale Dokument in Memova seinem Original zugeordnet werden. Die Originale werden nach Barcode-Nummer sortiert abgelegt. Wird ein Papierdokument benötigt, helfen die Such- und Filterfunktionen in der Memova App, die zugehörige Barcode- Nummer zu finden.

Berichte und Statistik

Berichte und Rechnungen sowie aussagekräftige Statistiken zur erbrachten Leistung.

Berichte

Mit der Funktion "Berichte" kann die geleistete Arbeit innerhalb der gewünschten Zeitperiode für jede Klient*in automatisch in einem Tätigkeitsjournal zusammengefasst und als versandbereites PDF generiert.

Rechnung

Rechnungen können direkt in der Memova App erstellt werden. Der firmeneigene Stundensatz wird berücksichtigt, und die fertige Rechnung lässt sich dem Report anhängen.

QR-Rechnung

Memova unterstützt die Erstellung von QR-Rechnungen nach Schweizer Standard inklusive Referenznummer.

Statistiken

Visuelle Darstellung und Aufschlüsselung der verrechneten Arbeit nach Klient*innen und Zeitperiode.

Webbasierte Anwendung

Alle Daten werden sicher auf den Servern unserer Hosting-Partner in der Schweiz gespeichert

Immer verfügbar. Überall einsatzbereit.

Ob im Büro, unterwegs oder im Homeoffice – Memova macht alle Memos, Dokumente und Klient*inneninformationen jederzeit zugänglich.

Mobile-Friendly

Memova ist auch für die Nutzung mit Mobilgeräten optimiert. Sie ermöglicht den Zugriff auf sämtliche Klient*innendaten, Memos und Dokumente sowie die Erfassung neuer Einträge, Zeitaufwände und Spesen in Echtzeit – unabhängig vom Standort.

Bedürfnisorientierte Hardware

Durch flexible Buchungsoptionen kann Rechen- und Speicherleistung des Servers direkt an die Bedürfnisse und Größe des Unternehmens angepasst werden.

Minimale Hardwarekosten

Um Memova zu nutzen wird lediglich ein internetfähiges Gerät (Computer, Tablet, Smartphone) sowie ein netzwerkfähiger Scanner benötigt. Um alles andere kümmert sich Memova.

Sicherheit und Datenschutz

Wir legen höchsten Wert auf Datenschutz und Datensicherheit.

Schweizer Produkt

Memova wurde vollständig in der Schweiz entwickelt.

Datenspeicherung auf Schweizer Servern

Alle Daten werden ausschliesslich von Schweizer Anbieterinnen auf Servern in der Schweiz gespeichert und verarbeitet und unterliegen somit dem strengen Schweizer Datenschutzgesetz.

Schutz vor Datenverlust

Ihre Daten werden stündlich verschlüsselt auf einem unabhängigen Server gespiegelt. So ist im Ernstfall eine schnelle und vollständige Wiederherstellung gewährleistet.

Audit-Log

Administrator*innen haben Zugriff auf ein detailliertes Audit-Log, das sämtliche Änderungen an Daten und Einstellungen nachvollziehbar dokumentiert. So bleibt jederzeit ersichtlich, wer wann welche Anpassungen vorgenommen hat – für maximale Transparenz und Revisionssicherheit.

Schutz vor Phishing

Durch eingebaute Sicherheitsmechanismen wie das passwortlose Loginverfahren mittels Passkeys wird das Risiko von Phishing- und Ransomware-Attacken reduziert

Klient*innen­verwaltung